আই জি আর ইন্সট্রাকশন- প্রথম অধ্যায়

Last Updated on 06/05/2025 by সাব-রেজিস্ট্রার শাহাজাহান আলী পিএএ

টীকা: বিষয় ও প্রসঙ্গের পরিপন্থী কোন কিছু না থাকিলে, এই  সকল উপদেশ ও আদেশাবলিতে-

(১) ‘‘আইন অর্থে নিবন্ধন আইন, ১৯০৮ (১৯০৮ সনের ১৬ নং আইন) কে বুঝাইবে ।

(২) ‘‘বিধি” অর্থে আইনের অধীনে প্রণীত এবং আপাতত বলবৎ কোন বিধিকে বুঝাইবে।

(৩) “মহা-পরিদর্শক, নিবন্ধন” অর্থে মহা-পরিদর্শক, নিবন্ধন বাংলাদেশ- কে বুঝাইবে ।

(৪) “পরিদর্শক ’’ অর্থে নিবন্ধন কার্যালয়সমূহের পরিদর্শক কে- বুঝাইবে ।

(৫) “নিবন্ধনকারী কর্মকর্তা’’ অর্থে রেজিস্ট্রার এবং সাব-রেজিস্ট্রার উভয়কেই অন্তর্ভুক্ত করিবে।

(৬) “নিবন্ধন কার্যালয়’’ অর্থে  রেজিস্ট্রার এবং সাব-রেজিস্ট্রারের কার্যালয় উভয়কেই অন্তর্ভুক্ত করিবে।

অধ্যায় ১

নিবন্ধন কার্যালয়ের রেজিস্টার বহি, কাগজ এবং দলিলাদির রক্ষনাবেক্ষণ, তত্ত্বাবধান ও বিনাশসাধন

সকল কার্যালয়ে সংরক্ষনযোগ্য রেজিস্টার ও বহিসমূহ-

১। সকল নিবন্ধন কার্যালয়ে সংরক্ষণের নিমিত্ত অতিরিক্ত বহি।- সকল নিবন্ধন কার্যালয়ে বিধি ৭ নির্দেশিত বহিসমূহ ও তদতিরিক্ত নিম্নবর্ণিত রেজিস্টার ও বহিসমূহ সংরক্ষণ করিতে হইবেঃ

(ক) প্রকৃত নিবন্ধন কার্য সম্পর্কিত:-

(১) ধারা ৬২ এর অধীন নথিভুক্ত নকল এবং অনুবাদের নথি; এবং

(২) পাওয়ার অব অ্যাটর্নি প্রত্যাহারের নথি।

(খ) হিসাব সংশ্লিষ্ট বিষয় সম্পর্কিত-

(১) মহা হিসাবরক্ষক, বাংলাদেশ কর্তৃক নির্ধারিত চুক্তিবদ্ধ অপ্রত্যাশিত ব্যয়ের রেজিস্টার;

(২) মহা হিসাবরক্ষক, বাংলাদেশ কর্তৃক নির্ধারিত অন্যান্য অপ্রত্যাশিত ব্যয়ের রেজিস্টার;

(৩) সরকারি ডাকটিকিটের হিসাব (ফরম নং ৬ পরিশিষ্ট ৫); এবং

(৪) বিল রেজিস্টার ।

(গ) প্রাতিষ্ঠানিক ও কার্যালয়ের সাধারণ কার্যক্রম সম্পর্কিত-

(১) নিধারিত ফরমে বেতন বিতরণ বহি;

(২) মুদ্রিত ফরমের প্রাপ্তি ও বিতরণ রেজিস্টার (ফরম নং ১৩, পরিশিষ্ট ৫);

(৩) প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীদের চাকুরিবহি ও চাকরির খতিয়ানসমূহ;

(৪) মনিহারি দ্রব্য জমার বহি (ফরম নং ১৪, পরিশিষ্ট ৫);

(৫) ত্রুটি সংশোধন রেজিস্টার (ফরম নং ১১, পরিশিষ্ট ৫);

(৬) সাব-রেজিস্ট্রারগণের দিনপঞ্জি (ফরম নং ১, পরিশিষ্ট ৫);

(৭) হাজিরা বহি (ফরম নং ২, পরিশিষ্ট ৫);

(৮) অতিরিক্ত প্রতিষ্ঠানের রেজিস্টার (ফরম নং ৪, পরিশিষ্ট ৫);

(৯) নৈমিত্তিক ছুটির রেজিস্টার (ফরম নং ৩, পরিশিষ্ট ৫);

(১০) জামিননামার রেজিস্টার (ফরম নং ১৫, পরিশিষ্ট ৫);

(১১) কর্মকর্তাগণের ক্রমায়ন তালিকা (ফরম নং ২৯, পরিশিষ্ট ৫);

(১২) সমাপ্তি রেজিস্টার (ফরম নং ৯, পরিশিষ্ট ৬);

(১৩) টীকা বহি (ই.বি. ফরম নং ১৫৮৩);

(১৪) ‘সম্পত্তির সর্বনিম্ন বাজারমূল্য নির্ধারণ বিধিমালা, ২০১০’ এর অধীন প্রস্তুতকৃত ব্যক্তিমালিকানাধীন স্থাবর সম্পত্তির মৌজা-ওয়ারি বাৎসরিক বাজার মূল্য তালিকার রেজিস্টার; এবং

(১৫) পে-অর্ডারের মাধ্যমে নিবন্ধন ফি আদায়ের রেজিস্টার।

২। জেলা কার্যালয়ে সংরক্ষণযোগ্য অন্যান্য বহি।– সকল রেজিস্ট্রারের কার্যালয়ে নিম্নবর্ণিত অতিরিক্ত বহিসমূহ সংরক্ষণ করিতে হইবে :

(১) কর্মকর্তা-কর্মচারীগণের অর্জিত স্থাবরর সম্পক্তির রেজিস্টার (ফরম নং ৮, পরিশিষ্ট ৫);

(২) বিল বহি (ফরম নং ১০, পরিশিষ্ট ৫);

(৩) অতিরিক্ত ও অস্থায়ী প্রতিষ্ঠানের বিল রেজিস্টার (ফরম নং ৭, পরিশিষ্ট ৫);

(৪) পত্র যোগাযোগের সূচিবহি রেজিস্টার (ফরম নং ৫, পরিশিষ্ট ৫);

(৫) গৃহ নির্মাণ অগ্রিম সংক্রান্ত বন্ধকী ও স্বত্বের দলিল সম্পর্কিত রেজিস্টার;

(৬) তালা চাবির রেজিস্টার;

(৭) আদালত কর্তৃক তলবকৃত রেকর্ডপত্রের রেজিস্টার (ফরম নং ৩২, পরিশিষ্ট ৫);

(৮) রেকর্ড পরিস্কার-পরিচ্ছন করিবার তারিখ প্রদর্শন সম্বলিত রেজিস্টার (ফরম নং ৩১, পরিশিষ্ট ৫);

(৯) বাধাঁইয়ের জন্য রেকর্ড-রুমের বাহিরে আনীত বহির রেজিস্টার;

(১০) বিভাগীয় ভবন ও ভূ-সম্পত্তির রেজিস্টার (ফরম নং ১২, পরিশিষ্ট ৫);

(১১) পরিদর্শন বহি;

(১২) চৃড়ান্ত (peremptory) ক্যাশ বহি (সাক্ষীগণের খরচাদি);

(১৩) সহকারী, মোহরার এবং পিয়নদের ক্রমায়ন তালিকা;

(১৪) জন্ম প্রত্যায়ন বহি (১৮৮৬ সনের জন্ম, মৃত্যু এবং বিবাহ নিবন্ধন আইন, ৬ এর অধীন);

(১৫) মৃত্যু প্রত্যায়ন বহি;

(১৬) বিবাহ প্রত্যায়ন বহি (১৮৭২ সনের বিশেষ বিবাহ আইন, ৩ এর অধীন);

(১৭) বিবাহের বিজ্ঞপ্তি বহি (১৮৭২ সনের বিশেষ বিবাহ আইন,৩ এর অধীন);

(১৮) ঘোষণাপত্র বহি (১৮৭২ সনের বিশেষ বিবাহ আইন, ৩ এর অধীন);

(১৯) সকল নিবন্ধন কার্যালয় হইতে প্রাপ্ত রেজিস্টার বহিসমূহের নিরীক্ষা বহি;

(২০) সাপ্তাহিক বিবরনী নিরীক্ষা রেজিস্টার;

(২১) সম্পত্তির সর্বনিম্ন বাজারমূ্ল্য নির্ধারণ বিধিমালা, ২০১০’ এর অধীন প্রস্তুতকৃত ব্যক্তিমালিকানাধীন স্থাবর সম্পত্তির মৌজা-ওয়ারি বাৎসরিক বাজার মূল্য তালিকার রেজিস্টার;

(২২) মুসলিম বিবাহ ও তালাক (নিবন্ধন) আইন, ১৯৭৪ এর ধারা ১২ এর অধীন রেকর্ডসমূহ; এবং

(২৩) হিন্দৃ বিবাহ নিবন্ধন আইন, ২০১২ এর ধারা ১১ উপ-ধারা (৩) এর অধীন রেকর্ডসমূহ।

কতিপয় বহি এবং রেজিস্টার রক্ষণাবেক্ষণের পদ্ধতি

৩। রেজিস্ট্রারের কার্যালয়ে তালিকাবহি সংরক্ষণ।– প্রত্যেক রেজিস্ট্রারের কার্যালয়ে দুই প্রকারের তালিকাবহি রাখিতে হইবে, যথা-

(১) খসড়া তালিকাবহি; এবং

(২) পরিচ্ছন্ন তালিকাবহি

৪। খসড়া তালিকাবহি।– সকল নিবন্ধন কার্যালয় হইতে প্রাপ্ত বহিসমূহ এবং সদর কার্যালয় হইতে রেকর্ডরুমে প্রেরিত রেকর্ডপত্র খসড়া তালিকাবহিতে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে। ফি বহি ব্যতীত সদর কার্যালয়ের প্রতিটি রেকর্ড সমাপ্ত হওয়া মাত্র রেকর্ডরুমে প্রেরণ করিতে হইবে। রশিদ বহি এবং সচরাচর ব্যবহৃত চলতি বৎসরের অন্য কতিপয় রেকর্ড বৎসর সমাপ্ত হওয়ার পর রেকর্ডরুমে প্রেরণ করিতে হইবে।

৫। পরিচ্ছন্ন তালিকাবহি ।- (ক) পরিচ্ছন্ন তালিকাবহিটিকে চারি খন্ডে পুনঃবিভক্ত করিতে হইবে, যথা:

(১) স্থায়িভাবে সংরক্ষনযোগ্য বহি বা রেজিস্টারসমূহ ১ম খন্ডে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

(২) নিবন্ধন আইনের অধীন রক্ষিত এবং সংবিধিবদ্ধ আদেশের অনুচ্ছেদ ১০(২) এর অধীন নির্ধারিত সময়–কাল ব্যবধানে বিনষ্টযোগ্য বহি এবং রেজিস্টারসমূহ ২য় খন্ডে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

(৩) বঙ্গীয় মুসলিম বিবাহ ও তালাক নিবন্ধন আইন, ১৮৭৬ (১৮৭৬ সনের ১নং আইন);

জন্ম-মৃত্যু এবং বিবাহ নিবন্ধন আইন, ১৮৮৫ (১৮৮৫ সনের ৩ নং আইন) ও বিশেষ বিবাহ আইন, ১৮৭২ (১৮৭২ সনের ৩ নং আইন) এর অধীন রক্ষিত রেকর্ডসমূহ ৩য় খন্ডে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

(৪) যাবতীয় তথ্য নির্দেশ, মুদ্রিত প্রতিবেদন এবং বিভাগীয় প্রকাশনাসমূহ ৪র্থ খন্ডে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

(খ) সকল কার্যালয় হইতে বহি পাওয়ার পর খসড়া তালিকার বহিসমূহকে সতকতার সহিত অফিস-ওয়ারি বিন্যাস করিতে হইবে এবং পরিচ্ছন্ন তালিকা-বহির সঠিক অংশে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

৬। রেজিস্ট্রারের কার্যালয়ে তালিকা বহি সংরক্ষণ পদ্ধতি।– তালিকা বহি সংরক্ষণের পদ্ধতি নিম্নরূপ হইবে :-

(১) বিধি ৭ অনুসারে তালিকা বহিসমূহ সংরক্ষণ করিতে হইবে। খসড়া তালিকা বহির ১ হইতে ৫ নম্বর কলাম কোন বহি খোলার সঙ্গে সঙ্গে পূরণ করিতে হইবে। কোন কার্যালয় হইতে বহি পাওয়া গেলে তৎক্ষনাৎ উহা খসড়া তালিহা বহিতে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

(২) পরিচ্ছন তালিকা বহির ভুত্তিসমূহ কালানুক্রমিকাবে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে এবং পর্যায়ক্রমিকভাবে প্রদত্ত নম্বর সন-ওয়ারি চলমান থাকিবে। তথ্য নিদের্শের সুবিধার্থে খসড়া তালিকায় কোন নির্দিষ্ট ভুত্তির জন্য বরাদ্দকৃত নম্বরটি পুনঃলিখনের সময় পরিচ্ছন্ন তালিকার ক্রমিক নম্বরের নিচে লাল কালিতে উদ্ধৃত করা যাইতে পারে। অনুরূপভাবে পরিচ্ছন্ন তালিকার কোন ভুক্তির জন্য বরাদ্দকৃত নম্বরটি খসড়া তালিকার নম্বরের নিচে লাল কালিতে উদ্ধৃত করা যাইতে পারে। খসড়া তালিকা ক্ষেত্রে, ১ নং কালামের নম্বরটি প্রতিবৎসর ভিন্ন ক্রমিকে হইবে ।

(৩) খসড়া বহির অন্তর্গত ৩ নম্বর কলামে বহি খোলা তারিখ লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

(৪) একটি বহি একাধিক বৎসরের জন্য চলমান থাকিবে উক্ত বিষয়ে পূববর্তী বৎসর বা বৎসরসমূহের ভুক্তির সহিত দ্বিতীয় তালিকাভুক্তির প্রয়োজন নাই, কিন্তু এইরূপ বহিতে বরাদ্দকৃত নতুন ভলিয়ম নম্বরটি এবং যে সনের জন্য চালু রাখা হইয়াছে সেই সনটি তালিকা বহির মূলভুক্তির বিপরীতে ৩ এবং ৫ নম্বর কলামে লিপিবদ্ধ করা যাইতে পারে।

(৬) কোন বহি এক কার্যালয় হইতে অন্য কার্যালয়ে প্রেরণ ও প্রাপ্তির তারিখ যথাক্রমে ১০ ও ১১ কলামে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে।

(৫) ৮নম্বর কলামে ক্ষতিগ্রস্ত বাতিলকৃত বা শূণ্য  পৃষ্ঠাসমূহের (যদি থাকে) নম্বর নথিভুক্ত করিতে হইবে। মন্তব্যের কলামে বহি বিনাশকরণের তারিখ লিপিবদ্ধ করিতে হইবে এবং বিনাশকরণের টীকাটি নিবন্ধনকারী কর্মকর্তা কর্তৃক অনুস্বাক্ষরিত ও তারিখযুক্ত হইবে।

(৭) ১২ এবং ১৩ নম্বর কলামে যথাক্রমে কার্যালয়ের কক্ষ ও র‌্যাকের ক্রমিক নম্বর সংক্ষিপ্ত আকারে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে, যেমন- ১, ৩ নির্দেশ করিবে যে বহিটি ১ নম্বর কক্ষের ৩ নম্বর র‌্যাকে সংরক্ষিত আছে। র‌্যাকের তাকের নম্বর তালিকা–বহির যথাযথ ঘরে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

(৮) পরিচ্ছন্ন তালিকা–বহিতে নথিভুক্ত করিবার সময় মুদ্রিত বার্ষিক প্রতিবেদনে যেভাবে প্রকাশিত আছে কার্যালয়ের নামে সেই ভাবে বা অন্য কোন সুবিধাজনক বিন্যাস উল্লিখিত হইবে, তবে শর্ত থাকে যে, যে নিয়মটি অবলম্বন করা হইয়াছে তাহা যেন আগাগোড়া অনুসৃত হয়।

তালিকাবহির পৃষ্ঠাসমূহ পর্যায়ক্রমিকভাবে নম্বরযুক্ত করিতে হইবে এবং প্রথম ও শেষ পৃষ্ঠার যথাক্রমে মোট পৃষ্ঠা সংখ্যা ও লিখিত পৃষ্ঠা সংখ্যা প্রদর্শন করিয়া বহি খোলার সমাপ্তি প্রত্যায়নপত্র লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

৭। অধীনস্থ কার্যালয়সমূহে তালিকা-বহি সংরক্ষণ পদ্ধতি।-সদর কার্যালয়সমূহ প্রতিটি নিবন্ধন কার্যালয়ে সর্বপ্রকার রেকডপত্রের জন্য একটি মাত্র তালিকা-বহি সংরক্ষণ করা হইবে এই তালিকা-বহিটি অনুচ্ছেদ ৫ ‍উল্লখিত খন্ডসমূহের বিভক্ত করিবার প্রয়োজন নাই ।

উক্ত তালিকা বহি সংরক্ষনের পদ্ধতি, যতদূর সম্ভব, ৬ নং অনুচ্ছেদ নিহীত উপদেশ অনুসারে হইবে উহার ১ নম্বর কলামের পর্যায়ক্রমিক নম্বরটি বৎসরের পর বৎসর চলমান থাকিবে।

৮। নিবন্ধন বিভাগের কমকর্তা–কমচারীগণের অর্জিত সম্পত্তির রেজিস্টার।– (১) প্রত্যেক সরকারী কমকর্তা-কমকারীকে সরকারি চাকুরিতে হইবে এবং প্রতি পাচঁ বৎসর অন্তর ,ডিসেম্বর মাসে, সরকারের নিকট প্রচলিত মাধ্যমে ,সরকারি চাকুরিতে প্রবেশের সময় প্রদর্শিত কিংবা বিগত পাঁচ বৎসরের রিটার্নে প্রদর্শিত সম্পত্তির হ্রাস বা বৃদ্ধি সংক্রান্ত সম্পদের রির্টান দাখিল করিতে হইবে । সূত্র: সংস্থাপন মন্ত্রনালয়ের সার্কুলার নং –সম(বিধি-৪)- শৃঃআঃ ৪১/২০০৭-২১৫ তারিখ: ১০ ডিসেম্বর ২০০৭ খ্রিঃ} ।

(২) সরকারি কমকর্তা-কমচারীগণ নিম্নে নিদের্শিত উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষ বরাবর তাহাদের ঘোষণাপত্র দাখিল করিবেন:

(ক) ক্যাডার/নন-ক্যাডার ১ম শেনির গেজেটেড-নিয়ন্ত্রকারী কমকর্তার মাধ্যমে সংশ্লিষ্ট কমকর্তা… প্রশাসনিকড মন্ত্রণালয়ের সচিব ।

(খ) ২য় শেনির গেজেটেড-কমকর্তা ……………. নিয়োগকারী কর্তৃপক্ষ ।

(গ) মন্ত্রনালয় বিভাগ এবং অধীনস্থ অফিস/ প্রতিষ্ঠানের ৩য় এবং ৪র্থ শ্রেনীর কমকর্তা……… নিয়োগকারী কর্তৃপক্ষ।

(৩) পরিশিষ্ট ৫ এর ফরম নং ৮ অনুযারী সাব –রেজিস্ট্রারগণ কর্তৃক অর্জিত সম্পত্তির একটি রেজিস্টার নিবন্ধন পরিদপ্তরে সংরক্ষণ করিতে হইবে এবং সম্পত্তি সংক্রান্ত ঘোষনাপত্র ও বিবরনী ফরম নং ৩৪ এবং ৩৫ পরিশিষ্ট ৫ অনুযারী প্রস্তুত করিতে হইবে ।

৯। ফি বহির ভুক্তি যাহার দ্বারা সম্পন্ন করিতে হইবে ।- বিধি ৭ এ নিধারিত ফি বহির ভুক্তিসমূহ স্থায়ী কমচারীদের দ্বারা লিখিত হইবে ।ফি বহিতে লিখিত প্রতিটি ভুক্তি যাহাতে নির্ভুল হয় সেই বিষয়ে সর্বাধিক গুরুত্ব প্রদান করিতে হইবে । দৃষ্টান্তস্বরুপ,কোন দলিল সর্বতোভাবে সমাপ্ত না হওয়া ১২ নং কলামটি কখনও পূরণ করা হইবে  না ।নিবন্ধনকারী কমকর্তা কর্তৃক প্রতিদিনের ভুত্তিসমূহের যোগফল নির্ণয়করত স্বাক্ষর প্রদান করিতে হইবে ।নিবন্ধকারী কমকর্তা এই মর্মে একটি প্রত্যায়নপত্র প্রদান করিবেন যে, তাহার দ্বারার গৃহিত ফিস সঠিক ফি বহিতে জমা করা হইয়াছে ।

১০। ফি বহি সংরক্ষণ পদ্ধতি ।- ফি বহি নিম্নবণির্ত পদ্ধতিতে সংরক্ষণ করিতে হইবে:-

১) অনুপযক্ত কার্যালয়ে দাখিলকৃত হওয়ার বিধি ২৬ এর অধীন ফেরত প্রদত্ত, বিধি ২৪ এর উপ-বিধি (২) এর অধীনে জরিমান বহিভুক্ত, বিধি ২৭ এর উপ-বিধি (১) এর অধীনে আটককৃত এবং বিধি ২১ এর অধীন গ্রহণ করিতে অস্বীকৃত দলিল ব্যতীত অন্য যে কোন দলিল দাখিল হওয়া মাত্র ফি বহির ১ হইতে ৯ ও ১৫ নং কালাম পূরণ করিতে হইবে; কোন দলিল নিবন্ধনের জন্য গ্রাহ্য বা অগ্রাহ্য হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে ১০ ও ১১ নং কলাম পূরণ করিতে হইবে;১২ হইতে ১৪ নং কালাম দলিলটি ফেরত দেওয়া মাত্র এবং ১৬ নং কলামটি নকল বা স্মারকলিপি প্রেরণের পর পর পূরণ করিতে হইবে ।

(২) ১ নম্বর কলামটি প্রতিটি দলিল ক্রমানুসারে ধারাবাহিক নম্বরযুক্ত হইবে।প্রমানীকরণের জন্য পাওয়ার অব অ্যাটর্নি ও জমার জন্য সিলমোহরকৃত খামে দাখিলকৃত উইলসহ সকল দলিল একটি ধারাবাহিক ক্রমিকে নম্বর ক্রমিকে নম্বরযুক্ত হইবে ।অপেক্ষামান দলিলসমূহ উহাদের ক্রমিক নম্বরের সহিত লাল কালিতে ‘পি’ (Pটি অর্থে Pending) বর্ণ সংযোজনক্রমে ১ নম্বর কলামে চিহ্নিত করিতে হইবে এবং প্রদও ক্রমিক নম্বরসমূহই পেন্সিল দ্বারা দলিলে লিখিতে হইবে।

(৩) পরিশেষে নিবন্ধিন বা অগ্রাহ্যকৃত দলিল ,জমাকৃত সিলমোহরকৃত খাম এবং প্রমাণকৃত পাওয়ার অব অ্যাটর্নির নম্বরটি ১১নম্বর কলামে লিপিবদ্ধ হইবে ।সুতরাং ১,২,৩,৪ ও৫ নং রেজিস্টার বহি এবং পাওয়ার অব অ্যাটর্নি রেজিস্ট্রারের ক্রমিক নম্বরসমূহই কেবল মাত্র ১১ নং কলামে প্রদর্শিত হইবে ।

(৪) নিবন্ধনকারী কর্মকর্তা যে তারিখে রেজিস্টার বহিতে অবিকল নকলের  প্রত্যায়নপত্রের স্বাক্ষর প্রদান করিবেন, উহাই দলিল সমাপ্তকরণের তারিখ হিসাবে ফি বহির ১২ নং কলামে লিপিবদ্ধ হইবে ।

(৫) ১৩ নং কলামটি কেবলমাত্র রেজিস্টার বহি এবং কলাম নম্বরই প্রদর্শন করিবে না বরং, যে পৃষ্টায় দলিলটি নিবন্ধিত হইয়াছে তাহাও নির্দেশ করিবে । যেমন :১,৫,২৯৩-৯৫ অর্থে বহি নং ১, বালাম নং ৫ ও পৃস্ঠা নং ২৯৩ হইবে ২৯৫ পর্যন্ত নির্দেশ করিবে।

(৬) ১৫ নং কলামে নকল এবং স্মারকলিপিসমূহ উহার প্রতিনিধিত্বকারী সংখ্যার সহিত সি (C অর্থে copy) (M অর্থে Memorandum) বর্ণ সংযোজন করিয়া চিহ্নিত করিতে হইবে ।

(৭) ইজারা বা পাট্টাকে পি (P অর্থে Patta) বর্ণ দ্বারা এবং কবুলিয়তকে ‘কে’ (k অর্থেয়া Kabuliyat)বর্ দ্বারা নির্দেশ করিতে হইবে এবং যে মেয়াদ কালের জন্য ইজারা দেওয়া হইয়াছে তাহা অবশ্যই লিপিবদ্ধ হইবে ।

(৮) মন্তব্যের কলামে সম্পত্তিটি যে এলাকায় অবস্থিত সেই উপজেলা বা থানা বা পুলিশ স্টেশনের নাম লিপিবদ্ধ হইবে ।

(৯) কোন দাখিলকৃত দলিল যদি নিবন্ধনের অপেক্ষামান থাকে তবে ফি বহির ১-৯ নং ঘরসমূহ তৎক্ষনাৎ পূরণ করিতে হইব।যদি এইরুপে দলিলের নিবন্ধীকরণ পরিশেষে অগ্রাহ্য হয় ,তবে অগ্রাহ্যের তারিখটি দলিলটি তারিখে যে কলামে রেকর্ডভুক্ত হইয়াছিল তাহার বিপরীত ১০ নং কলামে লিপিবদ্ধ  করিতে হইবে এবং  ‘‘অগ্রাহ্যকৃত (Refused) শব্দটি মন্তব্যর কলামে লিখিতে হইবে; যদি শেষ পর্যন্ত দলিলটি নিবন্ধনের জন্য গ্রাহ্য করা হয় ,তবে ,নিবন্ধনের তারিখে এবং রেজিস্টার বহির নম্বর দলিলটি দাখিলের তারিখে যে কলামে রেকর্ডভুক্ত হইয়াছিল তাহার বিপরীত ১০ ও ১১ কলামে লিখিত হইবে , এবং অবশিষ্ট ১২-১৬ নং কলামগুলি শূন্য থাকিবে । একই সঙ্গে ফি বহির ১১ নং কলামে প্রদর্শিত নিবন্ধিত দলিলের ক্রমিক নম্বর অনুসারে যথাস্থানে দলিলটির দ্বিতীয় ভুক্তি করিতে হইবে । এই দ্বিতীয় ভুক্তিতে ১ ও২ নং কলামের ক্রমিক নম্বর এবং তারিখ,পূববর্তী ভুক্তির ন্যায় একই নম্বর ও তারিখযুক্ত হইবে তবে , এইগুলি বন্ধনী ভিতর প্রদর্শন করিতে হইবে ।৩ হইবে ৯ নং কলাম শূন্য থাকিবে,কিন্তু ১০ হইবে ১৬ নং কলামসমূহ যথারীতি পূরণ করা হইবে ।

উদাহরণ : একটি দলিল ২রা এপ্রিল দাখিল করা হয় ।দাখিলের ক্রমানুসারে ১ণং কলামে ইহার ক্রমিক নম্বর ৫৪১।সম্পাদন স্বীকার করিবার নিমিত্ত সম্পাদনকারীগণ উপস্থিত নাই,১৫ই এপ্রিল তাহাদের উপস্থিত হওয়া পযর্ন্ত দলিলটি অপেক্ষমান রাখিয়া দলিলটিতে ১ নং বহির ৯২৬ নম্বর প্রদানপূবক নিবন্ধিত হয় ।২রা এপ্রিল ১-৯ নং কলামসমূহ পূরণ করিতে ১নং কলামে প্রদত্ত নম্বর হইবে৫৪১ পি উক্ত ভুমি বিপরীতে ১৫ইএপিল ১০ও১১ নং কলামদ্বয়ও পূরণ হইবে  ,ভুত্তিদ্বয় হইবে যথাক্রমে ১৫ ই এপ্রিল এবং ‘৯২৬’ একই সংগে ইহার যথাস্থানে ১১ নং কলামের ক্রমিক নম্বর অনুসারে ১৫ ই এপ্রিলের ভুক্তিসমূহের সঙ্গে নতুন একটি ভুক্তি লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।(অর্থাৎ ১নং বহির ‘৯২৫’ নম্বর দলিলের ভুক্তির নিচে)কিন্তু এই ভুক্তিতে ১নং কলামে ২রা এপ্রিল লিখা হইবে ।ভমিদ্বয়কে ১৫ই এপ্রিলের ভুক্তি হইতে পৃথকভাবে চিহ্নিত করিবার নিমিত্ত বন্ধনীর ভিতর রাখিতে হইবে। ৩-৯ নং কলামসমূহ শূন্য থাকিবে।

(১০) দাখিলের তারিখের পরবর্তীতে পরিশোধকৃত ফিস ।যেক্ষেত্রে দলিল দাখিলের তারিখের পরবর্তী কোন তারিখ ফিস তালিকার দফা ‘ঢ’ বা ‘ন’এর অধীন কোন অতিরিক্ত ফিস পরিশোধ করা হয় ,সেইক্ষেত্রে ১ও২ নম্বর ঘরে বন্ধনীর ভিতর উদ্ধৃত করিতে হইবে।একই সঙ্গে পরিশোধকৃতর্ ফিসের পরিমাণ এবং পরিশোধের তারিখ দলিলটি দাখিলের তারিখে লিপিবদ্ধ পূববর্তী ভুত্তির বিপরীত মন্তব্যের ঘরে লিখিতে হইবে ।এইরুপ টীকা নিবন্ধনকারী কমকর্তা কর্তৃক অনুস্বাক্ষরিত হইবে ।

(১১) যেক্ষেত্রে কোন সিলমোহরযুক্ত খাম প্রত্যাহার করা হয়, সেইক্ষেত্রে জমার সময় উহাতে প্রদও ক্রমিক নম্বর এবং জমার তারিখ ১ও২ নম্বর ঘরে বন্ধনীর মধ্যে উদ্ধৃত করিতে হইবে ।

(১২) অনির্দিষ্ট কালের বা দশ বৎসরের অধিক কালের বা চিরস্থায়ী ইজারার যথাযথ নিবন্ধন ফিস নির্ধারণের জন্য (ফিস তালিকা দফা ‘ক (২)’ এর ব্যাখা অংশের দফা (২), (৩)(ক) অনুসারে)সংশ্লিষ্ট অধিকার,স্বত্ব ও স্বার্থের মূলকে দুই বৎসরের খাজনার সমপরিমাণ বলিয়া ধরিয়া লইতে হইবে এবং ফি বহির ৩ নম্বর ঘরে ২টি বার্ষিক খাজনা টাকার অংকে প্রদর্শন করিতে হইবে, ভগ্নাংশকে পূর্ণ টাকা হিসাবে গন্য করিতে হইবে ।

(১৩) তল্লাশ,পরিদশন এবং নকলের দরখাস্তসমূহ ফি বহিতে জমা করিতে হইবে না ,কিন্তু পরিশিষ্ট ১ এর ১৮ নং ফরমের রক্ষিত তল্লাশ ও নকলের দরখাস্তের রেজিস্টার হইতে এইরুপ দরখাস্তেরর উপর আদায়কৃত মোট টাকার সংক্ষিত হিসাব কষিতে হইবে এবং নিম্মের পদ্ধতিতে ফি বহির ৭ নম্বর কলামে জমা করিতে হইবে- তল্লাশ এবং নকলের রেজিস্টার মোতাবেক:

চ (১) টা-

চ (২) টা-

ছ (ক) টা-

ছ (খ) টা-

১১। নিবন্ধনে জন্য অপেক্ষমান দলিলের রেজিস্টার সংরক্ষণ পদ্ধতি ।- ফি বহি হইতে প্রয়োজনীয় বিবরনাদি সংগ্রহপূবক নিবন্ধনের জন্য অপেক্ষমান দলিলের রেজিস্টারের (ফরম নং ২৭,পরিশিষ্ট১) ১ হইতে ৭ নম্বর কলামসূহ দিনান্তে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে।দাখিলের দিন দ্বিতীয় পৃষ্ঠাস্কন সম্পূর্ণরুপে লিপিবদ্ধ করা হয় নাই ।এমন প্রতিটি দলিল অপেক্ষমান দলিলের রেজিস্টারে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে এবং প্রতিটির ক্ষেত্রে দলিলটি অপেক্ষমান রাখিবার কারণ লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।অবশ্য যে সকল দলিলের নিবন্ধন তাৎক্ষণিকভাবে অগ্রাহ্য করা হইয়াছে বা যে সকল দলিল ২৬ বিধির অধীন পক্ষগণের নিকট ফেরত প্রদান করা হইয়াছে,সেই সকল দলিলের ক্ষেত্রে এই আদেশ প্রযোগ্য হইবে না ।পরিশেষে যখন দলিলটি নিবন্ধনের জন্য গ্রাহ্য করা হইবে তখন ৮ ও ৯ নম্বর কলাম এবং ফি বহিতেও প্রয়োজনীয় ভুক্তি প্রদান করিতে হইবে। অপরদিকে ,যদি নিবন্ধন অগ্রাহ্য করা হয় ,তবে ২নং বহির তারিখ ও নম্বর কলামে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে। এবং ফিস ফেরত প্রদানের পর ১১ নম্বর কলাম পূরণ করা হইবে।

১২। ক্যাশ বহি সংরক্ষন পদ্ধতি।– বিধি ৭ এ নিধার্রিত ক্যাশ বহি (ফরম নং ২৪, পরিশিষ্ট ১) নিম্নবর্ণিত পদ্ধতিতে সংরক্ষণ করিতে হইবে:-

১)ফি বহি এবং তল্লাশ ও নকলের আবেদনের রেজিস্টারে লিপিবদ্ধ প্রাপ্তিসমূহ বিস্তারিভাবে ক্যাশ বহি লিখিবার প্রয়োজন নাই; উহার দৈনিক মোট পরিমাণ উল্লেখ করাই যথেষ্ট। কিন্তু অন্যান্য প্রাপ্তি এবং খরচ যত প্রকারই হউক বিস্তারিতভাবে ক্যাশ বহিতে লিখিতে হইবে ।কোন অবস্থাতেই কোন অথ হিসাবের বাহিরে রাখা যাইবে না ।

যখন জেলা রেজিস্টারেএবং  সাব- রেজিস্ট্রোরগণ তাহাদের বেতন বিল এবং ভ্রমণ ভাতা বিল তাহাদের নিজ দায়িত্বে তাহাদের পিয়ন বা দূত মারফত নগদ গ্রহণ করেন, তখন উক্ত উত্তোলিত টাকা ক্যাশ বহিতে লিখিবার প্রয়োজন নাই ।ডাকটিকিট খাতে প্রাপ্তি এবং কোট খাতে প্রাপ্তি এবং কোট ফি আকারে পরোয়ানা ফিস প্রতিদিনের নগদ লেনদেনের সহিত মিলানো যাইবে না, কিন্তু ভিন্নভাবে ক্যাশ বহির ২ ও৭ নম্বর ঘরের শূন্যস্থানে হিসাবভুক্ত করিতে হইবে।ফিস প্রেরণের প্রতিটি চালানের নম্বর ও তারিখ ৭ নম্বর ঘরে প্রদর্শন করিতে হইবে।

ক্যাশ বহিতে প্রতিদিনের প্রদর্শন করিতে হইবে এবং নিবন্ধনকারী কমকর্তা কর্তৃক স্বাক্ষরিত হইবে।স্বাক্ষর প্রদানের পূর্বে তিনি প্রতিটি ভুক্তি সতর্কতার সহিত পরীক্ষা করিবেন হাতে থাকা প্রকৃত নগদ ,পে-অর্ডারের মাধ্যমে পরিশোধৃত ফি,হাতে থাকা কোর্ট ফি এবং ডাকটিকিটের সহিত প্রদর্শিত সমাপ্তি জের তুলনা করিতে হইবে,এবং  এবং নিবন্ধনকারী কমকর্তা নিম্নবর্ণিত পদ্ধতি একটি প্রত্যায়নপত লিপিবদ্ধ করিবেন।–

‘‘হস্তস্হিত নগদ…..টাকা ও পে-অর্ডারে….. টাকা, কোর্ট ফি স্ট্যাম্পে …. টাকা এবং পোস্টেজ স্ট্যামের মিল আছে’’।

২) ক্যাশ বহিতে দৈনিক স্থিতির পূর্ণ বিবরন প্রদান করিতে হইবে যাহা পরবর্তী দিনের প্রারম্ভিক স্থিতি হিসাবে জের টানা হইবে। সমাপ্তি জেহের পূর্ণ বিবরণ ১২ নম্বর কলামে প্রদর্শিত হইবে ।

৩) সকল নিবন্ধন কার্যালয়ে সাব-রেজিস্ট্রার স্বয়ং নগদ অর্থের জন্য দায়ী হইবেন,সুতরাং ক্যাশ বহিটি সহকারী কর্তৃক লিখিত হইবে। বহির স্থিতি অবশ্যই হাতে থাকা প্রকৃত নগদের সহিত দৈনিক প্রতিপাদন করিতে হইবে।

১৩। ফেরত প্রদানের রেজিস্টার সংরক্ষণ পদ্ধতি ।- ক) ফেরত প্রদানের রেজিস্টারে নিম্নবর্ণিত অর্থাদি অন্তুর্ভূক্ত হইবে:

(১) নিবন্ধনের জন্য গৃহীত,এবং পরবর্তীতে নিবন্ধন অগ্রাহ্যকৃত দলিলে নির্ধারিতঢ ফিসের তালিকার অধীনে আদায়কৃত সকল প্রকার ফিস।

(২) নিবন্ধিত দলিল নিবন্ধন আইনের অধীন যথাযথ ফিসের অতিরিক্ত পরিমাণ আদায়কৃত অর্থ ।

(৩) পরিদর্শন করিবার বা কমিশন  নির্বাহ করিবার পূর্বে পরিদর্শনের বা কমিশনের দরখাস্ত প্রত্যাহার করা হইবে পরিদর্শন বা কমিশনের ফিস এবং ভ্রমণভাতা ।

(৪) আবেদনকারীর নিকট রেকর্ডপত্র প্রদান করিবার পূর্বে তল্লাশির আবেদন প্রত্যাহারের লিখিত অনুরোধ করা হইবে তল্লাশেরর্ ফিস ফেরত প্রদান করা যাইতে পারে।অনুরুপভাবে নকল প্রস্তুতকরণ শুরু করিবার পূর্বে নকলের আবেদন প্রত্যাহার করা হইবে নকলের ফিসও ফেরত দেওয়া যাইতে পারে।

(খ) ফেরত প্রদানের রেজিস্টারে বার্ষিক বিবরনী লিপিবদ্ধকরণ:

অগ্রাহ্যকৃত দলিলেরর্ ফিস এবং ফিসের তালিকার চ,ছ,ঞ, এবং ট, দফার অধীন ফেরতযোগ্য ফিসের স্থিতি নির্ণয় ও বিবরনীর সহিত পরীক্ষার জন্য সকল নিবন্ধনকারী কমকর্তাকে ফেরত প্রদানের রেজিস্টারে প্রত্যেক বৎসর অন্তে লাল কালিতে নিম্নের ফরমে ফেরতযোগ্য অর্থের মোট স্থিতি প্রদর্শন করিতে হইবে:-

(১) পূর্ববর্তী বৎসরসমূহের অগ্রাহ্যকৃত দলিলের ফেরতযোগ্য ফিসের স্থিতি।

(২) চলতি বৎসরে অগ্রাহ্যকৃত দলিলে আদায়কৃত ফেরতযোগ্য ফিস।

(৩) মোট

(৪) অগ্রাহ্যকৃত দলিলের ফিস বাবদ চলতি বৎসরে ফেরত প্রদও অর্থের পরিমাণ বাদ দিতে হইবে

(৫) বৎসরব্যাপী অবলোপনকৃত অর্থ বাদ দিতে হইবে। ফিস অবলোপন অনুমোদন সম্পর্কিত মহা-পরিদর্শক, নিবন্ধন কর্তৃক প্রদও আদেশের উল্লেখ করিতে হইবে ।

(৬) স্থিতি অতিরিক্ত আদায়কৃত ফিস এবং ফিস তালিকার চ,ছ,ঞ, এবং ট, দফার অধীন ফেরতযোগ্য ফিসের বিষয়েও পৃর্থকভাবে অনুরুপ ভুক্তি লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

(গ) প্রতিটি প্রত্যপর্ণ সমন্বিত হওয়ার তারিখ মন্তব্যের ঘরে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

১৪। আটককৃত দলিলের রেজিস্টার।- বিধি ৭ দ্বারা নির্ধারিত আটককৃত দলিলের রেজিস্টারের (ফরম নং ৭, পরিশিষ্ট ১) ৬ নম্বর কলামে দাখিলকারীর ঠিকানা লিপিবদ্ধ করিতে হইবে। ঘাটতি স্ট্যাম্প শুল্ক যাহা কালেক্টর আদায় করিয়া থাকেন, কেবলমাত্র উহা নহে, বরং পূর্ণ স্ট্যাম্প শুল্ক যাহা দলিলে প্রদেয় হিসাবে কালেক্টর সিদ্ধান্ত দেন, তাহা ১২ নম্বর কলামে প্রদর্শন করিতে হইবে ।

স্ট্যাম্প শুল্ক ঘাটতি থাকিবার কারণে আরোপিত জরিমানা জমা করিবার জন্য ১৩ নম্বর কলাম সংরক্ষিত আছে ।

১৫। ত্রুটি সংশোধনী বহি।– পরিদর্শনকালে চিহ্নিত ক্রটিসমূহ নিরসনকল্পে গৃহীত কার্যক্রমে ত্রুটি সংশোধন বহিতে(ফরম নং ১১, পরিশিষ্ট ৫) লিপিবদ্ধ করিতে হইবে।উক্ত বহির ৪ নম্বর কলামের ভুক্তিসমূহ নিবন্ধনকারী কমকর্তা স্বয়ং লিপিবদ্ধ করিবেন।

১৬। নকল ও স্মারকলিপি প্রেরণ রেজিস্টার।– অন্যান্য কার্যালয়ে প্রেরণ নকল ও স্মারকলিপির রেজিস্টার(ফরম নং২৬,পরিশিষ্ট ), যাহা বিধি ৭ দ্বারা নির্ধারিত, উহার ১ নম্বর কলামে নকলর ও স্মারকলিপির সহিত সংশ্লিষ্ট দলিলের ১ নং বহির ক্রমিক নম্বর ও যে বালামে লিপিবদ্ধ করা হইয়াছে তাহা প্রদশন  করিতে হইবে। ১, ২, ৪, ৫, ৬ ও ৭ নম্বর কলামের ভুক্তিসমূহ দলিলটির নিবন্ধন গ্রাহ্য করিবার তারিখে  বা ভুক্তিসমূহ যে নকল সম্পর্কিত উহার প্রাপ্তির তারিখে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে যাহাতে প্রেরিত  সংখ্যা ও একটি সময়ে বকেয়ার সংখ্যা এক নজরে লক্ষ্য করা যায়। নকল, স্মরকলিপি বা সংক্ষিপ্ত টীকা পেরণের পরপরই নিবন্ধনকারী কমকর্তা ১২ নম্বর কলামে তাহার অনুস্বাক্ষর প্রদান করিয়া বিষয়টি লিপিবদ্ধ করিবেন। অন্যান্য কার্যালয় হইতে প্রাপ্তিস্বীকারপত্র প্রাপ্তির সঙ্গে সঙ্গে প্রাপক কর্তৃক নকল ,স্মারকলিপি বা সংক্ষিপ্ত টীকা প্রাপ্তির তারিখটি ১১ নম্বর কলামে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

১৭। নকল ও স্মারকলিপি ইত্যাদি প্রাপ্তির রেজিস্টার।– অন্যান্য কার্যালয় হইতে প্রাপ্ত নকল ,স্মারকলিপি,বিক্রয় সার্টিফিকেট ইত্যাদি রেজিস্টার(ফরম নং ৩১,পরিশিষ্ট ১),যাহা বিধি ৭ দ্বারা নির্ধারিত,উহাতে নকল ,স্মারকলিপি ,বিক্রয় সার্টিফিকেট এবং বিধি ৬ ধারা নির্ধারিত দলিলাদি ও বিধি ৭৮ দ্বারা নির্দেশিত সংক্ষিপ্ত টীকা ইত্যাদি সংখ্যা অন্যান্য কার্যালয় বা আদালত হইতে প্রাপ্তির সঙ্গে সঙ্গে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।কোন দলিল সূচিবদ্ধ হওয়ার পর ৯ নম্বর কলামে ভুক্তি লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।অবশ্য সংক্ষিপ্ত টীকার ক্ষেত্রে এই কলামটি খালি থাকিবে।

১-৭ নম্বর কলাম পূরণ হওয়ার তারিখে অর্থাৎ দলিলাদি প্রাপ্তির তারিখে নিবন্ধনকারী কমকর্তা ৮ নম্বর কলামে তাহার অনুস্বাক্ষর প্রদান করিবেন।তিনি ৯ নম্বর কলাম পূরণ হওয়ার তারিখে অর্থাৎ নথিভুক্তির তারিখে ১০ নম্বর কলামে তাহার অনুস্বাক্ষর প্রদান করিবেন।

১৮। পাওয়ার অব অ্যাটর্নি রেজিস্টার সংরক্ষণ পদ্ধতি ।- বিধি ৭ দ্বারা নির্ধারিত পাওয়ার অব অ্যাটর্নি রেজিস্টার (ফরম নং ১৭, পরিশিষ্ট ১) নিম্নবর্ণিত পদ্ধতিতে সংরক্ষণত করিতে হইবে:

(১) পাওয়ার  অব অ্যাটর্নিতে প্রদও পাওয়ারদাতা, পাওয়ারগ্রহিতা এবং সনাক্তকারীগণের নাম ও পূর্ণ ঠিকানা অপরিবর্তিতভাবে উদ্ধৃত হইবে। সম্ভব হইলে সাক্ষীগণের পূর্ণ ঠিকানাও রেজিস্টারের যথাযথ স্থানে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে।

(২) প্রতিটি পাওয়ার অব অ্যাটর্নি প্রমাণীকরণের তারিখ রেজিস্টারে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে।

(৩) প্রতিটি পাওয়ার অব অ্যাটর্নির সারসংক্ষেপের উপর পরিশোধকৃত স্ট্যাম্প-শুল্ক লাল কালিতে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে।

(৪) সাধারণ পাওয়ার অব অ্যাটর্নির সারসংক্ষেপে এজেন্টকে প্রদত্ত পৃথক পৃথক ক্ষমতার একটি সংক্ষিপ্ত বিবরনী থাকিবে হইবে।

(৫) বিশেষ পাওয়ার অব অ্যাটর্নির সারসংক্ষেপে সম্পাদিতব্য বা নিবন্ধিতব্য দলিল সম্বন্ধে পাওয়ার অব অ্যাটর্নিতে উল্লেখিত বিবরনাদি এবং এজেন্টকে প্রদও পৃথক পৃথক ক্ষমতার একটি সারাংশ লিপিবদ্ধ থাকিবে।

(৬) পূর্ববর্তী পাওয়ার অব অ্যাটর্নি প্রত্যাহার সংক্রান্ত কোন বিধান থাকিবে ‍উহা সারসংক্ষেপের কলামে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে।

(৭) বিধি ৯১ মোতাবেক আবশ্যকীয় টীকা ,প্রতিক্ষেত্রে ,রেজিস্টারে নকল করিতে হইবে।

(৮। রেজিস্টারের প্রতিটি সারসংক্ষেপ নিবন্ধনকারী কমকর্তা কর্তৃক স্বাক্ষরিত হইবে।

(৯) সকল পাওয়ারদাতা এবং  অ্যাটর্নিগণের নামের একটি সূচি প্রতি বৎসর উক্ত সনের শেষ ভুক্তির পর নিম্নবর্ণিত ফরমে প্রস্তুত করিতে হইবে ।

নাম      ঠিকানাসহ পূরণ পরিচিত   লেনদেনে স্বার্থ    নম্বর     পৃষ্ঠা

১৯। স্ট্যাম্প  আইনের ১ নং তফসিলের দফা ৪৮ এ ব্যবহৃত ‘‘নিবন্ধন ” শব্দটির তাৎপর্য ।-পাওয়ার অব অ্যাটর্নি রেজিস্টারে পাওয়ার অব অ্যাটর্নিসমূহের সারসংক্ষেপ প্রস্তুতকালে স্ট্যাম্প আইনের ১নং তফসিলের দফা ৪৮ এ ব্যবহ্নত অর্থে ‘‘ নিবন্ধন ’’ শব্দটি ব্যব্হার করিতে হইবে।,যাহা নিবন্ধীকরণে আনুষঙ্গিক প্রতিটি কার্যক্রমকে অন্তর্ভূক্ত করে যেমন-‘‘ নিবন্ধনের নিমিত্ত দাখিল করা’’ ‘‘সম্পাদন স্বীকার করা” পাওয়ারদাতা কর্তৃক সম্পাদিত দলিলের নিবন্ধন সংক্রান্ত যাবতীয় কাযক্রম সম্পন্ন করা ’’ বা পাওয়ার দাতার অনুকুলে দলিল নিবন্ধন করাইয়া লইবার জন্য যাবতীয় কাযক্রম সম্পন্ন করা ’’ বা পাওয়ার অব অ্যাটর্নির দাতা কর্তৃক এইরুপ ক্ষমতা প্রদত্ত হইয়া থাকে।কিন্তু পাওয়ার অব অ্যাটর্নি যখন কেবলমা্ত্র দলিল দাখিল করা বা কোন দলিলের সম্পাদন স্বীকার করা,ইত্যাদি ক্ষমতা সম্বলিত হয়, তাহা হইলে এইরুপে ক্ষমতা সুষ্পষ্টভাবে লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

২০। তল্পাশ বহি সংররক্ষণ পদ্ধতি ।- বিধি ৭ দ্বারা নির্ধারিত তল্লাশ এবং নকলের আবেদনের রেজিস্টার (ফরম১৮), পরিশিষ্ট) নিম্নবর্ণিত পদ্ধতিতে সংরক্ষণ করিতে হইবে ।

(১) সূচি বহি তল্লাশ,রেজিস্টার বহি বা অন্য রেকড পরিদর্শন বা নকলের জন্য সকল প্রকার আবেদন গ্রহণের ক্রমানুসারে অন্তৃর্ভুক্ত করিতে হইবে ।

(২) সদর কার্যায়ের ক্ষেত্রে তল্লাশ ও নকলের রেজিস্টারটি রেকর্ড কিপার কর্তৃক সংরক্ষণ করা যাইতে পারে ,তবে অন্যান্য কার্যালয়ের ক্ষেত্রে উক্ত রেজিস্টারচট স্বয়ং সাব- রেজিস্টার কর্তৃক সংরক্ষিত হইবে ।

(৩) ১২, ১৩, ও ১৪ নম্বর কলামসমূহের সমষ্টি দৈনিক নির্ণয় করিতে হইবে ,এবং নিবন্ধকারী কমকর্তা কর্তৃক স্বাক্ষরিত হইবে এবং ১২ অনুচ্ছেদের নির্দেশনা অনুসারে মোট পরিমাণ ক্যাশ বহিতে স্থানান্তর করিতে হইবে।

২১। চাকুরির খতিয়ান।–সরকারি কমচারীগণের চাকরির খতিয়ান সংরক্ষণ পদ্ধতি নিয়ন্ক্রণ সম্পর্কিত সরকার কর্তৃক প্রনীত বিধিমালা, বাংলাদেশ চাকরি বিধিমালার ১ম খন্ডের পরিশিষ্ট ৮ এর ৪থ অংশে অন্তভুক্ত রহিয়াছে। নিবন্ধনকারী কমকর্তাগণ উক্ত বিধিমালা অনুসরণ করিবেণ।

২২। যে সকল রেকর্ড স্থায়িভাবে সংরক্ষন করিতে হইবে ।- বিধি ১১ ও ১২ দ্বারা নিধারিত রেকর্ডপত্রের অতিরিক্ত নিম্নবর্ণিত রেকর্ড স্থায়িভাবে সংরক্ষণ করিতে হইবে ।

১)কার্যালয়ের বিলাপসাধন;

২)ভূমি অধিগ্রহণ;

৩) ভবণ নিমার্ন, সমপ্রাসারণ ও পরিবর্তন;

৪)মহা-পরিদর্শন, নিবন্ধনের পরিপত্র ওসাধারণ আদেশাবলি;

৫) সকল গুরুত্বপূর্ণ বিষয়ের চলমান নোটশিট;

৬) নিয়ন্ত্রক কার্যালয়কে যুগ্ন কার্যালয়ে এবং তদ্বিপরীতভাবে পরিবর্তন;

৭) রেকর্ডপত্রের ক্ষয়ক্ষতি;

৮) বিনামুল্যে প্রাপ্ত ভুমির দানপত্র

৯) আইন বা পদ্ধতি সম্পর্কিত উপদেশ বা প্রসঙ্গ-নিদের্শ;

১০)পত্র যোগাযোগের সূচি রেজিস্টার;

১১) অধিক্ষেত্র সংক্রান্ত বিষাদি;

১২) কার্যালয়েসমূহের অবস্থান বা প্রদান কার্যালয়ের পরিবর্তন

১৩)নতুন কার্যালয়ের উদ্ধোধন

১৪) সরকার ও মহা-হিসাবরক্ষকের গুরুত্বপূর্ণ আদেশ ও বিজ্ঞপ্তিসমূহ

১৫) স্থায়ী অগ্রিম অনুমোদন বা বৃদ্ধিকরন

১৬)বার্ষিক ও ত্রৈমাসিক মুদ্রিত প্রতিবেদন;

১৭)ধারা ৭২ ও ৭৩ এর অধীনে নথিপত্র :

ক) আরজি;

খ) সাব-রেজিস্ট্রারের অগ্রাহ্যকরণের কারণ সম্বলিত নকল;

গ) আদেশপত্র ওরায়;

১৮) বিভাগীর ভুমি এবং ভবনাদির রেজিস্টার ;

১৯) সাব-রেজিস্ট্রার এবং সহকারূীগণের অর্জিত স্থাবর সম্পতির রেজিস্ট্রার;

২০) নিবন্ধন ফিস সম্পর্কিত সিদ্ধান্ত সমূহ;

২১) স্ট্যাম্প শুক সম্পর্কিত সিদ্ধান্তসমূহ;

২২) স্থায়ী আদেশ বহি; এবং

২৩) আসবাবপত্র জমার বহি।

২৩। রেকর্ডপত্র বিনষ্টকরণের পদ্ধতি।– প্রতি বৎসরের শুরুতে রেকর্ডপত্র বাছাই করিতে হইবে

এবং  মহা-পরিদর্শন, নিবন্ধনের অনুমোদনক্রমে ১০(২) নং সংবিধিবদ্ধ আদেশের অধীনে প্রদও তালিকা অনুসারে বিনষ্ট করিতে হইবে। বঙ্গীর সরকারের বিজ্ঞপ্তি নং ৮৩৩ –টি, আর তারিখ:২৬-৬-১৯১৭ ইং।

২৪। ১৮৭৬ সনের ১নং আইনের ধারা ২২ এর অধীনে প্রতিলিপিসমূহ বিনষ্টকরণের তালিকায় রেকর্ডরুমের কমকর্তা কর্তৃক প্রত্যায়নপত্র প্রদান করিতে হইবে।- ১৮৭৬ সনের ১ নং আইন এর ধারা ২২এর অধীনে জেলা রেজিস্ট্রারের নিকট দাখিলকৃত ক,খ,গ,ঘ রেজিস্টারসমূহ িএবং তৎসহ সূচিবহির ভুক্তিসমূহের প্রতিলিপি বিনষ্টকরনের প্রস্তাবকালে রেকর্ডরুমের ভারপ্রাপ্ত কমকর্তা অবশ্যই এই মর্মে প্রত্যায়নপত্র প্রদান করিবেন যে, প্রতিলিপিসমূহের সহিত সংশ্লিষ্ট রেজিস্টারেবহির সমাপ্তকৃত ভলিময় এবং বহিসমূহর রেকর্ডরুমে জমার জন্য গৃহিত হইয়াছে এবং ভুক্তি সমূহের  প্রতিলিপির গরুত্বপূণ বিষয়াবলির সাপেক্ষে রেজিস্টারের মূল ভুক্তিসমূহের মিল আছে ।

২৫। দাবিবিহীন দলিল ও অন্যান্য রেকর্ডপত্র বিনষ্টকরণ।- (ক) সকল নিবন্ধনকারী কমকর্তা প্রতি বৎসর জানুয়ারি মাসের প্রারম্ভে নির্ধারিত (ফরম নং ১৬ ও ১৭, পরিশিষ্ট ৫) (১) প্রমাণীকৃত পাওয়ার অব অ্যাটর্নিসহ ,যদি খাকে,নিবন্ধন আিইনের ধারা ৮৫ এর অধীনে বিনষ্টযোগ্য দাবিবিহীন দলিলের তালিকা এবং (২) সংবিধিবদ্ধ আদেশ্যক নং ১০ (২) এর অধীন বিনষ্টযোগ্য বহি রেজিস্টার কিংবা অন্যান্য রেকর্ডপত্রের তালিকা প্রস্তুত করিবেন। উক্ত তালিকার দাপ্তরিক –প্রতিলিপি বাধানা ভলিয়মে প্রস্তুত করিতে হহবে

(খ) যদি সরকার কর্তৃক বা ;সরকারের অনুকূলে সম্পাদিত কোন দলিল খাকে, তবে নিবন্ধনকারী কমকর্তা দলিলটি তালিকাভূক্ত করিবার পূর্বে সংশ্লিষ্ট কমকর্তার নিকট যাচাই করিয়া লইবেন যে ,দলিলটি আদৌ সরকারের আবশ্যক কিনা । এই অনুসন্ধানের জবাব উক্ত তালিকা দলিলটির ভুক্তির বিপরীত লিপিবদ্ধ করিতে হবে।

(গ) যদি দাখিলকারী দলিলটি ফেরত গ্রহণের দাবি করিয়া বকেয়া ফিস (যদি থাকে) পরিশোধ করিবার জন্য  এক মাসের মধ্যে উপস্থিত না হন, তবে উহা বিনষ্ট করা হইবে মর্মে দাবিবিহীন দলিলের তালিকার অনুলিপিসহ একটি বিজ্ঞপ্তি টাঙ্গাইল রাখিতে হইবে ।এই বিজ্ঞপ্তি অনুচে্ছদ ১৯৫ এর দফা (৮) এ নির্ধারিত সাধারণ বিজ্ঞপ্তির অতিরিক্ত।

(ঘ) নিবন্ধনকারী কমকর্তাগণ প্রতি বৎসর ৩১ শে জানুয়ারী বা উহার পূর্বে উক্তরুপ তালিকা জেলা রেজিস্ট্রারের নিকট প্রেরণ করিবেন। বহিসমূহের তালিকায় লিপিবদ্ধ রেকর্ডপত্রসমূহের-তালিকা নম্বর   তালিকাটির (ফরম নং ১৭, পরিশিষ্ট ৫) ৩ নম্বর কলামে লিপিবদ্ধ করিতে হবে।

(ঙ) জেলা রেজিস্ট্রার তাহার নিজ কার্যালয়ের এবং অধীনস্থ কার্যালয় সমূহের তালিকাগুলি পরীক্ষান্তে জেলার জন্য একটি একীভুত তালিকা প্রস্তুত করিবন এবং ২৮শে ফেরুয়ারি বা উহার পূর্বে তালিকাভুক্ত দলিল ও রেকর্ডপত্র বিনষ্টকরণের অনুমোদনরজন্য মহা-পরিদর্শক,নিবন্ধনের নিকট দাথিল করিবেন।

(চ) সংবিধিবদ্ধ আদেশ নং ১০(১) এর অধীন মহা-পরিদর্শক ,নিবন্ধনের অনুমোদন প্রাপ্তির সঙ্গে সঙ্গে (দাবিবিহীন দলিলের ক্ষেত্রে উপরে উপ-অনুচ্ছেদ‘গ’ এ নির্ধারিত বিজ্ঞপ্তি প্রকাশের একমাস অতিক্রান্ত হইবার পর,এই শর্তে) জেলা রেজিস্ট্রার বা ক্ষেত্রমত, কার্যালয়ের ভারপ্রাপ্ত

সাব-রেজিস্ট্রারের উপস্থিতিতে দলিল এবং রেকর্ডপত্রাদি বিনষ্ট করিতে হইবে ।সাব-রেজিস্ট্রার রেকর্ড বিনষ্ট্রকরণের তারিখটি জেলা রেজিস্ট্রারকে অবহিত করিবেন এবং তিনি রেজিস্ট্রারসমূহেন বিধি ১৪ এর অধীন আবশ্যকীয় ভুক্তিসমূহ লিপিবদ্ধ করিবেন।

(ছ) নিবন্ধনকারী কমকর্তাগণ কর্তৃক তালিকা প্রস্তুত করণের কাজটি গতানুগতিক কাজ হিসাবে গন্য করা যাইবে না।তাহারা সতর্কতার পুঙ্খানুপুঙ্খরুপে তালিকাটি পরীক্ষা করিবেন এবং লক্ষ্য রাখিবেন যাহাতে বিনষ্টযোগ্য নহে বা নির্ধারিত কাল ‍উত্তীণ হয় নাই এইরুপে কোন দলিল বা রেকর্ডপত্র তালিকায় অন্তভুক্ত না হয় ।

(জ) ছুটি সংক্রান্ত বিষয়টি বিনষ্টের প্রস্তাবকালে [সরকারি প্রজ্ঞাপন নং ১৯৪ –রেজিঃ তারিখ ১৭-৩-১৯৩৬ খ্রি এবং সংবিধিবদ্ধ আদের্শের ১০(২) নং অনুচ্ছেদে উল্লেখিত ৩ বৎসরের জন্য সংরক্ষণযোগ্য রেকর্ডপত্রের তালিকা ৩৫ নং দফা অনুসারে] নিবন্ধনকারী –কমকর্তাগণ এই মর্মে প্রত্যায়ন করিবেন যে, প্রতিটি ছুটির কাল এবং প্রকার চাকরির খতিয়ান বহিতে যথাযথভাবে লিপিবদ্ধ করা হইয়াছে ।

(ঞ) পত্র যোগাযোগের প্রাপ্তি এবং প্রেরণ রেজিস্টার ১২ বৎসর পর বিনষ্ট করা যাইবে,তবে শর্তে এই যে,সূচিবহিতে প্রতিটি ‘ক’ শ্রেণির কাগজের নম্বর, তারিখ ও ঠিকানা অর্থাৎ ‘‘যাহার নিকট হইতে প্রাপ্ত’’ বা ক্ষেত্রমত, কাহার নিকট প্রেরিত’’ ইত্যাদি বিষয় প্রদর্শন করিয়া প্রয়োজনীয় টীকা লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।

(ট) সম্ভাব্য খরচের বিষয়াদির (সরকারী প্রজ্ঞাপনের পরোক্ষভাবে উল্লেখিত ৩ বৎসরের জন্য সংরক্ষনীয় রেকর্ডপত্রের তালিকার ১৯ নং দফার) মধ্যে বহি বাঁধাই,ভবনাদি মেরামত,আসবাবপত্র এবং রেকর্ডরুমে র‌্যাক সরবরাহ ইত্যাদি বিসয় অন্তভুক্ত বলিয়া ব্যাখ্যা করা যাইবে না , কারণ উহার জন্য পৃথক সংস্থান রহিয়াছে ।

২৬। বহি বা নথির অংশবিশেষ বিনষ্ট করা যাইবে না। সংরক্ষনের সময় গণনা।- (ক) রেকর্ডপত্র বিনষ্টের তালিকা দাখিল করিবার সময় কোন বহির অংশবিশেষ বিনষ্টের প্রস্তাব করা যাইবে না ।

খ) একটি বহিতে শেষ ভুক্তির তারিখের বরাতে ‍উহার সংরক্ষনের সময় গণনা করিতে হইবে।

২৭। রেকর্ড বিনষ্টকরনের প্রত্যায়নপত্র।- নিবন্ধনকারী কমকর্তা কর্তৃক বিনষ্টকৃত দলিল ও রেকর্ডপত্রের তালিকার দাপ্তরিক কপিতে (বিধি ১১ এবং ১২ এর অধীনে যে তালিকা স্থায়ীভাবে সংরক্ষনযোগ্য উহাতে ) উহাতে এই মর্মে একটি প্রত্যায়নপত্র লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।উক্ত রেকর্ড তাহার সম্মুখে কার্যকরভাবে বিনষ্ট করা হইয়াছে ।তালিকা বহিতে বিনষ্টকৃত রেকর্ডসমূহের ভুক্তির বিপরীতে নিবন্ধনকারী কমকর্তার অনুস্বাক্ষরে বিনষ্টকরণের বিষয়ে একটি টিকা লিপিবদ্ধ করিতে হইবে।

২৮। অগ্রাহ্যকৃত দলিল বিনষ্ট করিবার বিষয়ে ২ নং বহিতে টিকা লিপিবদ্ধকরণ।– দুই বৎসর অতিক্রান্ত হইবার পর ধারা ৮৫ এর অধীন দাবিবিহীন অগ্রাহ্যকৃত দলিল বিনষ্ট করিবার ক্ষেত্রে উক্ত বিষয়ে ২ নং বহির যে স্থানে অগ্রাহ্যের আদেশ লিপিবদ্ধ করা হইয়াছে সেইস্থানে একটি টীকা লিপিবদ্ধ করিতে হইবে ।